電子帳簿保存法を一人社長向けに最短で整理する。「結局なにを残せばいいのか」
電子帳簿保存法の話は要件が多くて敬遠されがちですが、一人〜数人の会社が実務で押さえるべき点は絞れます。
押さえる1点
メールやWebで受け取った請求書・領収書（電子取引のデータ）は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存する。
PDFで届いた請求書、ECサイトの購入明細、クラウドサービスの領収書。これらは「電子取引」にあたり、データでの保存が求められます。詳細な要件（検索できること、改ざん防止の措置など）は国税庁の解説が正確なので、そちらを一次情報として確認してください。
参考：国税庁「電子帳簿保存法関係」 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
運用は「箱を1つ決める」だけ
- 受け取った電子データを保存する場所を1つに決める（クラウド会計の証憑保存機能、または電子帳簿保存に対応した書類保管サービス）
- ファイル名か登録項目に「日付・取引先・金額」が入るようにする（後から探せる状態にする）
- 紙で受け取ったものは、無理に電子化せず紙のまま保管でも構わない（スキャナ保存は任意）
「箱を1つ」に決めないと、メールの添付・ダウンロードフォルダ・チャットに散って、決算のときに探し回ることになります。
一人社長がやりがちな失敗
- PDFを印刷してファイリングし、元データを消してしまう
- 保存場所が人によって（自分と事務担当で）違う
- 「後でまとめて」と溜めて、取引先名も金額も検索できない状態になる
最短の手順
- 箱を決める（クラウド会計の証憑機能か、専用の保管サービス）
- 「電子で届いたものは、その箱に入れる」を唯一のルールにする
- 月1回、入金予定表を更新するタイミングで箱の中身も確認する
証憑の保管サービスやクラウド会計は経営者向けまとめ「外注・バックオフィス」に置いています。