オンラインアシスタントに渡せる仕事・渡せない仕事。切り出しの手順

一人で複数の事業を回していると、最初に手放すべき仕事は経理と事務だと分かってきます。ただ、いきなり社員を雇うと固定費が確定します。その手前の選択肢が、オンラインアシスタント（業務量に応じてオンラインで事務を任せるサービス）です。

渡せる仕事

• 毎月・毎週、同じ手順で発生する事務（請求書の作成・送付、入金消込、経費精算の下処理）
• データ入力・整形（システムから出したCSVの集計、リストの整備）
• 日程調整、メールの一次対応、資料の体裁を整える作業
• SNSの予約投稿など、手順書があれば誰でも同じ結果になる作業

共通点は「手順が決まっていて、判断がほぼ要らない」ことです。

渡せない（渡すべきでない）仕事

• 現場の作業（物理的にそこにいないとできないこと）
• 機密性の高い判断（採用の可否、価格の決定、取引先との交渉）
• 毎回指示が変わるもの（指示を書く時間のほうが長くなる）

これらは、まず自分で仕組みにしてから。仕組みになった部分だけが渡せます。

渡す前の準備（ここで9割決まる）

1. 1週間の作業を書き出す。 時間つきで。思っているより事務に時間を使っているのが分かる。
2. 機械にできることを先に消す。 毎月同じCSVを集計する作業は、一度仕組みを作れば人に渡す必要がない。
3. 残った作業の手順を1枚に書く。 入力元・出力先・判断に迷う点。書けない作業はまだ渡せない。
4. 最初は1業務だけ渡す。 うまく回ったら次を足す。

社員より先に外の人、をすすめる理由

固定費を上げずに「業務を切り出して説明する」練習ができるからです。この練習は、あとで社員を雇うときにそのまま効きます。逆に、切り出せないまま人を雇うと、教える時間だけが増えます。

オンラインアシスタントの窓口や、記帳を減らすクラウド会計は経営者向けまとめ「外注・バックオフィス」に置いています。